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后疫情時代,用OA系統組織管理會議,太好用了!

2020-03-30 17:35:58
后疫情時代,為了抗擊疫情,
很多時候我們放棄了人與人之間近距離接觸,
我們減少了開會,
但是,每一位企業管理者都明白,
有些會議,是不能不開的,
事實上,在這個時候,我們更需要坐下來商量一下解決方案,

后疫情時代,用OA系統組織管理會議,太好用了!

疫情發展,也阻礙了經濟的發展,
公司要運營,少不了溝通,少不了會議!
那么在后疫情時代,
怎么才能更好的開會,怎么才能更安全更高效的開會呢?
華天動力協同OA系統會議模塊,可以幫你徹底解決煩惱,
后疫情時代,讓咱們踏踏實實開個會吧,
請看用OA系統組織開會小攻略
 
  先看一個經典案例吧!
 
  某金融控股集團有限公司成立于2016年2月,注冊資本50億元,主要從事資本運作及資產管理、股權投資及管理、互聯網金融、信用擔保和再擔保、實業經營、投融資及金融研究、企業重組、并購咨詢等經營業務。隨著經營范圍不斷的擴大,經營業務不斷的增多,管理層每天都需要通過會議的形式來指引和領導集團的發展。

  痛點:
  1、會議繁多,每天每個人可能會需要參加幾個會議,時間容易大家;
  2、公司的分布在不同的城市地域,開會需要打破時間和空間的概念;
  3、會議多,會議室需要專門的人去管理、編排會議的時間,經常容易出錯,導致2個部門搶會議室,導致人力上的浪費;
  4、會議沒有完整的記錄,無法完整的傳達落實下去,照成管理資源的浪費。
 
  上華天動力協同OA系統后,通過對華天OA會議日歷的應用,得到了很大的改善:
  1、使每人能清晰的了解自己應該在何時何地參加何種會議;
  2、通過對回執信息的查看可以準確定位與會人員是否參會;
  3、通過對會議紀要的記錄,可以及時傳閱和保留會議內容;
  4、通過對紀要轉成任務的功能,可以直接將會議決策決議的內容落實。

  會議管理是企業經營管理的重要組成部分,是企業提高管理的有效途徑之一。目前針對會議管理中存在的問題,華天OA的會議管理系統從查詢會議室、預定會議室、發布會議通知到會議回執、撰寫會議紀要、傳閱紀要、紀要轉任務等方面,提出全過程流程式管理的解決方案。

  我們都有這些功能:

后疫情時代,用OA系統組織管理會議,太好用了!

  華天動力協同OA系統會議模塊有這些與眾不同的特點:

  1. 全面的會議維護
  會議設置功能為用戶提供了會議類型、資源、會議室、周期會議設置、會議申請方式、會議申請流程等全面的會議維護,為會議模塊的順利使用提供了保障與支持。

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  2. 多種的會議發起
  會議功能不僅支持普通會議的發起,還支持周期性會議的創建,讓系統根據周期規則的設置自動發起周期性會議,不必人工重復發起,省時省力、提高效率。

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  3. 清晰的會議日歷
  用戶通過對會議日歷的查看,可以一目了然的知曉在哪個時間段、哪個會議室有什么會議,并且提供了日、周、列表的查看方式,使查看畫面更友好,更直觀,更清晰。


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  4. 提前的會議預定
  提供會議預定的功能,用戶可以提前將被占用的會議室預定出來,待會議室空出后方可直接用此會議室發布會議,可實現有效的、合理的分配會議室資源。

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  5. 實時的回執查看
  每項會議的發布都可由與會人員做出是否參會的回執,會議發起人可以根據回執情況做出相應的會議準備和調整,會議的回執信息實時、準確,為會議管理者提供了便利。

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  6. 落實的紀要任務
  會議結束后需要由會議的紀要員填寫會議紀要并發布給相應人員傳閱學習,對于需要辦理的工作內容,可以直接轉為任務,分配人員和工作內容,讓會議要求和精神能有效執行,工作落實。

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  7. 靈活的會議管理
  會議管理中不僅提供了正常會議工作流程的管理,而且還提供了針對各種臨時變化的應對策略,如會議的變更、結束、取消、刪除功能,讓會議管理模塊更加具體、規范、靈活、實用。

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  8. 與在線視頻會議集成
  在后疫情時代,我們的很多會議都需要在線上召開,華天動力OA 系統的會議管理能夠與目前常用的視頻會議系統集成,通過OA系統直接進入視頻會議系統進行開會。

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  9. 有外單位參會人員參會
  對于很多政府機關和事業單位,經常會召開需要由外單位人員共同參與的會議。系統能夠自動給需要參會人員發送手機短信,告知會議信息。

  除此之外,它還可以與OA系統其他模塊做很好的聯動:

  1. 與審批功能聯動
  會議的申請方式可以設置是否需要審批,如果需要審批,則會議管理員在會議申請流程中創建會議的審批流程,此時會議發起后需要先按照流程審批,通過后方能給與會人員發布會議的通知信息。

  2. 與日記聯動
  員工在新建日記時點擊“導入當天事務”,可以將當天的會議導入到日記中,便于日記的記錄。

  3. 與文檔中心聯動
  會議紀要可以轉存到文檔中心下,方便統一進行歸類和管理。

  4. 與日程聯動
  會議發起后,與會人員的日程中會自動添加需要參會的日程記錄,提醒與會人員參會。

  5. 與任務聯動
  會議紀要創建時可以直接將會議紀要發送并轉成任務進行工作的分配。

看了以上攻略,你是否覺得這正是你心中需要的會議管理呢?
不要猶豫,快拿起你手上的電話咨詢吧,
華天動力協同OA系統會議模塊,
會讓你在后疫情時代,
獲得意想不到的收獲!

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  OA系統:http://www.62444946.buzz/
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