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[中國軟件網]實用為王,用好OA辦公系統有竅門

2015-12-28 08:37:43
      作為以流程管理見長的OA系統廠商,華天動力多年來一直致力于流程管理方法的研究和實踐,并向行業內外提供了大量這方面的應用實例,讓企業的管理者和IT工作者對OA系統中的流程管理有了非常全面和深入的認識。 

      1、因需而生的流程

      在之前《OA系統的流程管理應用特例》一文中,華天動力介紹了一種比較特殊的流程應用模式:一表單多流程。即一個表單預先設置了多個流程,用戶在提交工作單的時候,手動從多個流程中選擇一個,這是一種簡便卻又實用的流程設置方法。

      今天華天動力介紹了另一種與該模式類似的流程應用,叫做“預定義流程”。同樣也是預先設置好多個流程,但并沒有跟某個具體的表單綁定,而是對應多個表單,也就是多表單、多流程的模式。用戶在提交工作單的時候,同樣從多個流程中選擇一個來進行流轉。

      為什么會出現這種情況呢?華天動力OA辦公系統的實施人員發現,很多企業存在如下的需求: 

      •我可以設置幾個固定的審批流程讓員工們在發起申請的時候選擇使用么? 

      •我們有多個審批事項共用一個流程,怎樣做比較簡單? 

      •我公司的大部分審批流程都是固定的,但需要由申請人自行選擇,如何處理?

      當出現這些情況的時候,就非常適合用華天動力OA辦公系統中“預定義流程”的功能。 

      2、靈活的“預定義流程”

      顧名思義,“預定義流程”就是預先定義好流程,當然,可以預定義多個流程。“預定義流程”可以大大提高流程的重用度,并且能加快項目的實施進度和減輕管理員的工作強度。預定義的流程和具體審批單沒有對應關系,其主要是設置好流程中的各個節點,以及節點之間的跳轉關系。對于流程相對規范或者是計劃規范流程的企業,推薦使用預定義流程的實施方法,這是一種很實用的使用方式,也是華天動力OA辦公系統實施方法論中的一個顯著特點。

      下圖為華天動力OA辦公系統中“預定義流程”的瀏覽畫面(來自www.62444946.buzz),在圖中可以看到,每個設置好的流程都可以指定允許使用的人員,以及修改人,這樣,就保證了流程使用和維護的規范。
[中國軟件網]實用為王,用好OA辦公系統有竅門
      3、“笨辦法”更實用

      這是一個發生在某企業的真實故事(姓名均為筆名)。 

      “領導,有這樣一個審批流程,你看應該怎么做”,OA系統管理員高新全問他的主管姜程,“有一些特殊情況的借款,沒法走固定的借支單審批流程,有時候需要財務經理-總經理批,有時候需要總經理-財務經理批,還有時候需要財務經理-財務總監-總經理批。因為這個流程里面不能設置條件跳轉,只能由申請人臨時決定,所以沒法通過一個流程來實現”。

      姜程說道:“既然由申請人臨時決定,你就設置三個預定義流程,讓申請人在發送申請的時候自己選擇好了,該怎么審批,他心里有數的。如果他選擇錯誤,由審批人進行糾正,因為我們也不知道該怎么審批。”

      高新全:“嗯,這樣倒也不錯,也不用他來設置流程,只要選一個就可以了。” 

      姜程:“這算是一種半自動化的操作吧,其實有時候,半自動化比全自動化更適合企業。有些流程通過條件跳轉設置起來很復雜,還不如用這種笨辦法來設置,這樣用起來反而簡單、實用,也不容易出錯。” 

      高新全:“好的,我明白了。” 
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